1 QUALITÄTSMANAGEMENT-SYSTEME ALLGEMEIN
 

Was ist ein Qualitätsmanagement-System und wozu ist es gut?

Diese Produkt- und/oder Dienstleistungsqualität muss erhalten und ggf. verbessert werden.
Dazu werden Verantwortlichkeiten festgelegt, betriebliche Abläufe beschrieben, durchgeführt und dokumentiert, so dass ein Ordnungssystem entsteht.

Für diese Form eines Ordnungssystems gibt es Anforderungen, die in DIN-Normen (DIN EN ISO 9001f) festgelegt sind.

Ein Qualitätsmanagement-System und die zugehörige Dokumentation führen zu ...

- einer höheren Transparenz im Unternehmen
- einer Regelungen von Schnittstellen (Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen)
- einer klaren Abgrenzung von Verantwortlichkeiten
- einer in allen Schritten nachvollziehbaren Produktion
- einer effizienteren Einarbeitung von neuen Mitarbeitern
- einem besseren Informationsfluss
- einer Möglichkeit, Fehler und Fehlerursachen zu beheben und zu vermeiden
- einer Handhabe bei Kundenreklamationen
- einem Nachweis der Sorgfaltspflicht in Haftungsfragen
- einem Vorteil gegenüber Mitbewerbern bei einer Auftragsvergabe.
 

2 HIERARCHIE DER QM-DOKUMENTATION

Ein QM-System, das zertifiziert werden kann, setzt eine Dokumentation voraus.
Im QM-Handbuch werden in der Regel Abläufe und Zuständigkeiten allgemein beschrieben; wichtig sind die Verweise auf Unterlagen, die die Dokumentation darstellen. Dazu gehören

- Verfahrensanweisungen
- Arbeitsanweisungen, Prüfanweisungen und -pläne
- Formblätter, Checklisten und Protokolle
- Aufzeichnungen usw.

Die Hierarchie und Bedeutung der einzelnen Dokumente und Aufzeichnungen stellt sich pyramidenförmig :
 

Gesamtes Unternehmen

QM-Handbuch

Grundsätze / Zusammenhänge

Teilbereiche / Abteilungen

Verfahrensanweisungen

Schnittstellenregelung  Ablaufbeschreibungen

Arbeitsplatz

Arbeitsanweisungen

Detailanweisungen

3 ERSTELLUNG EINES QM-HANDBUCHES

Die Einführung eines QM-Systems bietet die Möglichkeit, eingefahrene Zuständigkeiten und Abläufe neu zu überdenken und gleich Verbesserungsmaßnahmen umzusetzen.

Von Mitarbeitern werden die Einwände kommen „Das machen wir doch schon immer so, warum sollen wir etwas ändern?“

Mit Arbeits- und Verfahrensanweisungen soll einem Meister nicht gesagt werden, wie er einen Hammer halten muss, aber ihm wird z.B. eine Checkliste gegeben, nach der er eine Abnahme durchzuführen und zu dokumentieren hat.

Mit einem QM-System wird nicht unbedingt etwas Neues geschaffen, sondern Bestehendes, das sich auf seine Art durchgesetzt und bewährt hat, dokumentiert. Ein QM-System ist nichts Statisches, sondern Möglichkeiten zur Weiterentwicklung und Verbesserung sind ausdrücklich gefordert.

Ein QM-System erstellt sich jedoch nicht von alleine, sondern es sind einige Überlegungen anzustellen.

Voraussetzung: Die Unternehmensleitung weiß, was mit einem QM-System auf das Unternehmen zukommt, kennt sowohl den Aufwand als auch die Kosten und will das System mit Leben erfüllen.

Wenn diese Voraussetzung nicht gegeben ist, dann sollte der Plan, ein QM-System in das Unternehmen einzuführen, zurückgestellt werden.
Ist diese Voraussetzung gegeben, dann gibt es in der vorbereitenden Planung drei Möglichkeiten:

o    Die Unternehmensstruktur und die Abläufe werden an ein bestehendes (Muster-)
      Handbuch angepasst.
o    Ein bestehendes (Muster-) Handbuch (z.B. für die Branchen Sanitär-Heizung-Klima und
      Immobilien / Makler / Bauträger) wird an die gegebene Unternehmensstruktur und die
      praktizierten Abläufe angepasst,
o    Für das Unternehmen wird ein individuell zugeschnittenes Handbuch erstellt.

Die Erfahrung zeigt, dass die erste der Möglichkeiten in der Regel zum Scheitern verurteilt ist, da ein fremdes, aufgepfropftes System nicht gelebt wird; es sind zu viele Umstellungen im Unternehmen erforderlich, so dass diese vermeintlich günstigste Lösung letztlich die teuerste darstellt.

Die dritte Möglichkeit lohnt sich nur bei Unternehmen, in deren Branche noch kein QM-Handbuch erstellt wurde oder bei denen sehr große Eigenheiten vorhanden sind. Der Zeit- und Kostenaufwand ist enorm, da in vielen Fällen „das Rad neu erfunden“ werden müsste. Bei kleineren Unternehmen lohnt dies in keinem Fall.

Schließlich bleibt nur die zweite Möglichkeit. Sie hat den Vorteil, dass sowohl Firmeneigenheiten als auch generell übliche Abläufe dargestellt werden können, so dass der Aufwand für Änderungen im Handbuch und im Unternehmen in vernünftigem Rahmen bleibt.

In jedem Fall muss ein externer Berater hinzugezogen werden, um die Anforderungen an ein QM-System kennenzulernen und um die Vorgehensweise festzulegen. Letztlich ist es die Aufgabe eines Beraters, Hilfe zur Selbsthilfe zu geben.

Dies bedeutet, dass viel Arbeit intern geleistet werden muss. Dadurch wird verständlich, dass die Kosten für ein QM-System nicht alleine durch das Honorar für den externen Berater festgelegt sind, sondern vor allem durch den Zeit- und Bearbeitungsaufwand der Unternehmensleitung und beteiligter Mitarbeiter (Abteilungsleiter, Meister etc.).

Der Beginn einer Handbucherstellung erfolgt in der Sammlung bestehender Formblätter, Arbeitsanweisungen, die Schilderung bestehender Abläufe (Beschaffung, Wareneingangsprüfung, Lagerhaltung, Kennzeichnung von Materialien, Angebotserstellung, Dokumentation, Archivierung, Auftragsbearbeitung usw.).

Dieser Ist-Zustand wird mit den Forderungen der DIN-Norm für QM-Systeme verglichen und daraus sind Maßnahmen abzuleiten. Diese können daraus bestehen, Abläufe auf eine andere Art und Weise zu organisieren, zusätzliche Arbeitsanweisungen zu erstellen, die Dokumentation neu festzulegen und zusätzliche Überlegungen in die Abläufe miteinzubeziehen (z.B. Anwendung statistischer Methoden). Geplante Änderungen sollten stets mit betroffenen oder zuständigen Mitarbeitern besprochen werden, da sie letztlich damit leben müssen; schließlich kann das Handbuch erstellt, bzw. ein bestehendes Handbuch angepasst werden.
 

4 UMSETZUNG EINES QM-SYSTEMS

Für den Erfolg eines QM-Systems ist entscheidend, dass alle Mitarbeiter dabei mitmachen und sich damit identifizieren können, denn ohne die aktive Bereitschaft der Mitarbeiter kann ein QM-System nicht gelebt werden.

Dem Widerstand gegen Neuerungen muss mit Argumenten begegnet werden - und die Unternehmensleitung muss mit gutem Beispiel vorangehen. Wenn der Chef nicht bereit ist, Prüfungen, Anweisungen o.ä. zu protokollieren, dann wird auch kein Mitarbeiter bereitwillig eine Checkliste ausfüllen. Vergleichbar ist dies mit Arbeitssicherheit: ein Vorgesetzter, der mit Designerschuhen durch die Werkhalle läuft, wird es schwer haben, seinen Mitarbeitern beizubringen, dass sie stets Sicherheitsschuhe tragen müssen.

Es dauert überall seine Zeit, bis ein QM-System angenommen und umgesetzt wird. Die Motivation hierfür ist Chefsache. Durch Einrichten von Projekt- oder Gesprächsgruppen, durch Erfolgsstatistiken o.ä. kann jedoch Interesse geweckt werden.

Kontaktieren Sie uns z.B. unter unserer  e-Post-Adresse.

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Einführung und Grundlagen, allgemeiner Aufbau eines Qualitätsmanagement-Systems (QMS), Umsetzung im Betrieb, Muster-QM-Handbücher, Branche Sanitär-Heizung, Immobilienbranche, Wettbewerbsvorteile

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