[hp_iue21.htm , Rev. 11, 2018-07-16]
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QUALITÄTSMANAGEMENT-SYSTEME ALLGEMEIN
Qualitätsmanagement-System |
Aufbauorganisation |
Ablauforganisation |
Führungselemente |
Strukturen
der betroffenen |
QM-Tätigkeiten
während derAuftragsbearbeitung |
QM-Überwachung
undHilfsmittel |
Unternehmensbereiche |
- Q-Planung |
- QM-Handbuch |
Was ist ein
Qualitätsmanagement-System und wozu ist es gut?
„Qualität hat man erreicht, wenn der Kunde wiederkommt - und nicht
das Produkt.“
Diese Produkt- und/oder
Dienstleistungsqualität muss erhalten und ggf. verbessert werden.
Dazu werden Verantwortlichkeiten festgelegt, betriebliche Abläufe beschrieben,
durchgeführt und dokumentiert, so dass ein Ordnungssystem entsteht.
Für diese Form eines
Ordnungssystems gibt es Anforderungen, die in DIN-Normen (DIN EN ISO 9000f)
festgelegt sind.
Ein
Qualitätsmanagement-System und die zugehörige Dokumentation führen zu ...
- einer höheren Transparenz
im Unternehmen
- einer Regelungen von Schnittstellen (Zusammenarbeit verschiedener
Abteilungen)
- einer klaren Abgrenzung von Verantwortlichkeiten
- einer in allen Schritten nachvollziehbaren Produktion
- einer effizienteren Einarbeitung von neuen Mitarbeitern
- einem besseren Informationsfluss
- einer Möglichkeit, Fehler und Fehlerursachen zu beheben und zu vermeiden
- einer Handhabe bei Kundenreklamationen
- einem Nachweis der Sorgfaltspflicht in Haftungsfragen
- einem Vorteil gegenüber Mitbewerbern bei einer Auftragsvergabe.
2 HIERARCHIE DER
QM-DOKUMENTATION
Ein QM-System, das
zertifiziert werden kann, setzt eine Dokumentation voraus.
Im QM-Handbuch werden in der Regel Abläufe und Zuständigkeiten allgemein
beschrieben; wichtig sind die Verweise auf Unterlagen, die die Dokumentation
darstellen. Dazu gehören
- Verfahrensanweisungen
- Arbeitsanweisungen, Prüfanweisungen und -pläne
- Formblätter, Checklisten und Protokolle
- Aufzeichnungen usw.
Die Hierarchie und Bedeutung
der einzelnen Dokumente und Aufzeichnungen stellt sich pyramidenförmig
:
Gesamtes Unternehmen |
QM-Handbuch |
Grundsätze
/ Zusammenhänge |
Teilbereiche / Abteilungen |
Verfahrensanweisungen |
Schnittstellenregelung
|
Arbeitsplatz |
Arbeitsanweisungen |
Detailanweisungen |
3 ERSTELLUNG EINES
QM-HANDBUCHES
Die Einführung eines
QM-Systems bietet die Möglichkeit, eingefahrene Zuständigkeiten und Abläufe neu
zu überdenken und gleich Verbesserungsmaßnahmen umzusetzen.
Von Mitarbeitern werden die
Einwände kommen „Das machen wir doch schon immer so, warum sollen wir etwas
ändern?“
Mit Arbeits- und Verfahrensanweisungen
soll einem Meister nicht gesagt werden, wie er einen Hammer halten muss, aber
ihm wird z.B. eine Checkliste gegeben, nach der er eine Abnahme durchzuführen
und zu dokumentieren hat.
Mit einem QM-System wird
nicht unbedingt etwas Neues geschaffen, sondern Bestehendes, das sich auf seine
Art durchgesetzt und bewährt hat, dokumentiert. Ein QM-System ist nichts
Statisches, sondern Möglichkeiten zur Weiterentwicklung und Verbesserung sind
ausdrücklich gefordert.
Ein QM-System erstellt sich
jedoch nicht von alleine, sondern es sind einige Überlegungen anzustellen.
Voraussetzung: Die
Unternehmensleitung weiß, was mit einem QM-System auf das Unternehmen zukommt,
kennt sowohl den Aufwand als auch die Kosten und will das System mit Leben
erfüllen.
Wenn diese Voraussetzung
nicht gegeben ist, dann sollte der Plan, ein QM-System in das Unternehmen
einzuführen, zurückgestellt werden.
Ist diese Voraussetzung gegeben, dann gibt es in der vorbereitenden Planung
drei Möglichkeiten:
o Die
Unternehmensstruktur und die Abläufe werden an ein bestehendes (Muster-)
Handbuch angepasst.
o Ein bestehendes (Muster-) Handbuch (z.B. für die Branchen Sanitär-Heizung-Klima und
Immobilien / Makler /
Bauträger) wird an die gegebene Unternehmensstruktur und die
praktizierten Abläufe angepasst,
o Für das Unternehmen wird ein individuell zugeschnittenes
Handbuch erstellt.
Die Erfahrung zeigt, dass die
erste der Möglichkeiten in der Regel zum Scheitern verurteilt ist, da ein
fremdes, aufgepfropftes System nicht gelebt wird; es sind zu viele Umstellungen
im Unternehmen erforderlich, so dass diese vermeintlich günstigste Lösung
letztlich die teuerste darstellt.
Die dritte Möglichkeit lohnt
sich nur bei Unternehmen, in deren Branche noch kein QM-Handbuch erstellt wurde
oder bei denen sehr große Eigenheiten vorhanden sind. Der Zeit- und
Kostenaufwand ist enorm, da in vielen Fällen „das Rad neu erfunden“ werden
müsste. Bei kleineren Unternehmen lohnt dies in keinem Fall.
Schließlich bleibt nur die
zweite Möglichkeit. Sie hat den Vorteil, dass sowohl Firmeneigenheiten als auch
generell übliche Abläufe dargestellt werden können, so dass der Aufwand für
Änderungen im Handbuch und im Unternehmen in vernünftigem Rahmen bleibt.
In jedem Fall muss ein
externer Berater hinzugezogen werden, um die Anforderungen an ein QM-System
kennenzulernen und um die Vorgehensweise festzulegen. Letztlich ist es die
Aufgabe eines Beraters, Hilfe zur Selbsthilfe zu geben.
Dies bedeutet, dass viel
Arbeit intern geleistet werden muss. Dadurch wird verständlich, dass die Kosten
für ein QM-System nicht alleine durch das Honorar für den externen Berater
festgelegt sind, sondern vor allem durch den Zeit- und Bearbeitungsaufwand der
Unternehmensleitung und beteiligter Mitarbeiter (Abteilungsleiter, Meister
etc.).
Der Beginn einer
Handbucherstellung erfolgt in der Sammlung bestehender Formblätter,
Arbeitsanweisungen, die Schilderung bestehender Abläufe (Beschaffung, Wareneingangsprüfung,
Lagerhaltung, Kennzeichnung von Materialien, Angebotserstellung, Dokumentation,
Archivierung, Auftragsbearbeitung usw.).
Dieser Ist-Zustand wird mit
den Forderungen der DIN-Norm für QM-Systeme verglichen und daraus sind
Maßnahmen abzuleiten. Diese können daraus bestehen, Abläufe auf eine andere Art
und Weise zu organisieren, zusätzliche Arbeitsanweisungen zu erstellen, die
Dokumentation neu festzulegen und zusätzliche Überlegungen in die Abläufe
miteinzubeziehen (z.B. Anwendung statistischer Methoden). Geplante Änderungen
sollten stets mit betroffenen oder zuständigen Mitarbeitern besprochen werden,
da sie letztlich damit leben müssen; schließlich kann das Handbuch erstellt,
bzw. ein bestehendes Handbuch angepasst werden.
4 UMSETZUNG EINES
QM-SYSTEMS
Für den Erfolg eines
QM-Systems ist entscheidend, dass alle Mitarbeiter dabei mitmachen und sich
damit identifizieren können, denn ohne die aktive Bereitschaft der Mitarbeiter
kann ein QM-System nicht gelebt werden.
Dem Widerstand gegen Neuerungen
muss mit Argumenten begegnet werden - und die Unternehmensleitung muss mit
gutem Beispiel vorangehen. Wenn der Chef nicht bereit ist, Prüfungen,
Anweisungen o.ä. zu protokollieren, dann wird auch kein Mitarbeiter
bereitwillig eine Checkliste ausfüllen. Vergleichbar ist dies mit
Arbeitssicherheit: ein Vorgesetzter, der mit Designerschuhen durch die
Werkhalle läuft, wird es schwer haben, seinen Mitarbeitern beizubringen, dass
sie stets Sicherheitsschuhe tragen müssen.
Es dauert überall seine Zeit,
bis ein QM-System angenommen und umgesetzt wird. Die Motivation hierfür ist
Chefsache. Durch Einrichten von Projekt- oder Gesprächsgruppen, durch
Erfolgsstatistiken o.ä. kann jedoch Interesse geweckt werden.
Kontaktieren Sie uns z.B.
unter unserer E-Post-Adresse.
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Einführung und Grundlagen, allgemeiner Aufbau eines Qualitätsmanagement-Systems
(QMS), Umsetzung im Betrieb, Muster-QM-Handbücher, Branche Sanitär-Heizung,
Immobilienbranche, Wettbewerbsvorteile
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Qualitätsmanagement-Systeme, QMS, DIN ISO 9001ff, DIN EN ISO 9001ff, DIN ISO
9001, DIN EN ISO 9001, DIN EN ISO 9002, Zertifizierung, Probleme bei der
Einführung, Verfahrensbeschreibungen, Ablaufbeschreibungen, Vermeiden von
Reibungsverlusten, Kundenzufriedenheit